Politique de protection des données personnelles

Le Cabinet MATEIA AARPI (« MATEIA » ou « Nous ») respecte et protège la vie privée et les données de ses contacts (contacts établis dans le cadre de rencontres professionnelles, dossiers, missions, partenariats, prestations, candidatures etc. « vous »). La présente politique de protection des données personnelles vous informe sur la manière dont MATEIA, en tant que responsable de traitement, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant (« Données Personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

Quelle réglementation ?

Nous respectons le droit applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), ainsi que la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur.

Comment vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

MATEIA peut être amené à recueillir vos données personnelles dans le cadre notamment de rencontres professionnelles, dossiers, partenariats, candidatures, de votre venue dans ses locaux, ou encore via les réseaux sociaux.

Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par MATEIA ?

Nous ne traitons que des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui nous est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées :

• Pour le traitement des dossiers confiés : MATEIA est amené à collecter des Données Personnelles relatives à la gestion de la clientèle, nécessaires dans la constitution du dossier du client et dans la défense de ses intérêts et notamment le nom et les coordonnées (généralement professionnelles) de nos interlocuteurs.

Au regard de la diversité des domaines d’intervention des avocats, ces données peuvent être très diverses et peuvent concerner des données relatives tant à la vie personnelle qu’à la vie professionnelle.

Il nous arrive très exceptionnellement, pour le besoin des dossiers que vous nous confiez, de disposer sur vous de données dites « sensibles », tels que prévus par les articles 9 et 10 du RGPD, qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou relatives aux condamnations pénales et aux infractions. Du fait de notre activité en droit des affaires, ces données sont toutefois extrêmement limitées et nous respectons vis-à-vis d’elles nos obligations de confidentialité et de secret, telles qu’établies par nos règles déontologiques.

• Dans le cadre du recrutement : les Données Personnelles collectées et traitées par MATEIA sont votre nom, prénom, coordonnées, ainsi que toutes données relatives à la qualification et à l’expérience du candidats (ex : diplômes, emplois précédents, etc…).

Nous vous remercions de limiter les informations que vous nous communiquez à un cadre strictement professionnel et de ne pas faire figurer sur vos curriculums vitae des informations sensibles (notamment relatives à votre religion, votre appartenance syndicale ou votre santé). Nous ne souhaitons en effet pas collecter des données sans rapport avec la relation professionnelle que nous pourrons établir.

• Dans le cadre de la gestion de ses collaborateurs et de manière plus générale, de son personnel : MATEIA traite les données nécessaires au respect à l’exécution de nos accords contractuels ainsi qu’à nos obligations légales en tant qu’employeur. A ce titre nous traitons vos noms, prénoms, dates et lieu de naissance, adresse postale, coordonnées téléphoniques et email, numéro de sécurité sociale ainsi que toutes les données concernant la qualité de votre travail, de l’exécution de vos taches et des outils (informatiques notamment) et moyens d’accès aux locaux mis à votre disposition.

Pourquoi vos données sont-elles collectées ?

MATEIA collecte et utilise vos Données Personnelles pour les besoins de son activité et notamment aux fins suivantes :

Concernant nos clients :

• Traiter vos demandes et vos dossiers, dans le respect de nos règles déontologiques, et à cet effet réaliser tous les actes nécessaires (que ce soit en conseil ou en judiciaire) pour assurer la défense de vos intérêts ;
• dialoguer avec vous dans le cadre de dossiers, missions, partenariats, etc. ;
• vous communiquer des informations que nous estimons pertinentes et susceptibles de vous intéresser (informations juridiques ou financières, formation juridique, actualités etc.)
• partager avec vous des informations sur MATEIA, sur nos services ou nos partenaires ;
• exceptionnellement participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects.

Concernant les candidats, pour traiter votre candidature à un poste.

Concernant les salariés, collaborateurs et stagiaires nous traitons vos données :

• les besoins de la bonne exécution de nos obligations respectives au titre du contrat nous unissant ;
• les besoins de communication avec nos clients, partenaires et fournisseurs, vos coordonnées professionnelles pouvant être transmises à des tiers dans ce cadre ;
• pour le respect de nos obligations légales en tant qu’employeur.

Concernant l’ensemble des personnes concernées, nous traitons également vos données pour :

• mettre à jour vos données (campagnes de mises à jour) ainsi que vous permettre d’exercer vos droits auprès de MATEIA (demandes de droit d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité et d’opposition) ;
• procéder à la gestion administrative de nos relations concernant notamment les contrats, les commandes, les factures etc. ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur ;
• et surtout : pour vous envoyer notre super carte de vœux que vous aimez tant, vous appeler pour prendre des nouvelles, garder contact et échanger !

Sur quelles bases vos données sont-elles collectées ?

Vos données personnelles sont traitées par MATEIA dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

• lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : prise en charge d’un dossier, candidature…) ;
• pour le respect des obligations légales ou réglementaires de MATEIA (ex. : lutte contre la fraude, déclarations sociales) ;
• lorsque les intérêts légitimes de MATEIA peuvent être de nature à justifier un traitement par ce dernier (ex. : mesures de sécurité informatique, prospection, fichier client prospect, carte de vœux !…).

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

MATEIA conserve vos Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.

Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données Personnelles :

• Données personnelles des clients/prospects/Partenaires d’affaires : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 5 ans après le dernier contact avec ce dernier ou 15 ans après la fin d’un dossier pour des raisons de responsabilité professionnelle ;
• Données personnelles des candidats (recrutement) : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue)
• Données relatives aux salariés et collaborateur : pendant la durée de votre emploi au sein du cabinet MATEIA ainsi que pendant une durée complémentaire de cinq (5) ans. Les données vous concernant figurant dans les dossiers client sont par ailleurs conservées pendant toute la durée de conservation desdits dossiers.

Qui a accès à vos données personnelles ?

Vos Données Personnelles sont confidentielles. Seules les personnes dûment habilitées par MATEIA peuvent accéder ces données, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.

Toutes les personnes ayant accès à vos Données Personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité. Ces personnes comprennent les personnels (avocats, juristes, personnel administratif) habilités au sein du cabinet.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (hébergement et maintenance informatique, comptabilité, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.).

Dans tous les cas de transfert de vos Données Personnelles à des tiers MATEIA s’assure que les Données Personnelles transmises continuent de bénéficier d’un niveau de protection équivalent à celui mis en place par MATEIA et demande des engagements contractuels afin que vos Données Personnelles soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec la confidentialité et la sécurité requise.

Nos sous-traitants sont :

• pour nos emails et le stockage de données, la société Microsoft (l’hébergement de l’ensemble des données est réalisé sur des serveurs situés en Europe, dans le respect de la législation) ;
• pour nos communications groupées : The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp, qui s’est engagée à respecter la règlementation Européenne en matière de données à caractère personnel et traite les données en tant que sous-traitant et responsable de traitement (mailchimp.com/legal/privacy/#3._Privacy_for_Contacts)

Quelles sont les mesures de sécurité mises en place ?

MATEIA assure la sécurité de vos Données Personnelles en mettant en place une protection des Données Personnelles renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et informatiques (anti-virus, firewall, hébergement et emails sécurisés etc.).

Malgré ces mesures raisonnables pour protéger vos Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible. Ainsi, et conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, MATEIA s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

Il vous appartient bien entendu également de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos Données Personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette…).

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Droit d’information : droit à une information claire et précise des conditions de traitement de vos Données Personnelles, c’est l’objet de la présente Charte !

Droit d’accès : il vous permet d’avoir accès auprès de MATEIA à l’ensemble des Données Personnelles vous concernant ainsi que la confirmation que vos Données Personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement.

Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de MATEIA, dans les meilleurs délais (et par défaut, dans les 30 jours), la rectification de vos Données Personnelles.

Droit à l’effacement de vos Données Personnelles : sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à MATEIA l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
• Vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

Droit de limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant : ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

• lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
• lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des Données Personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
• lorsque MATEIA n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
• lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité de vos Données Personnelles : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, vous permet de recevoir les Données Personnelles que vous avez fournies à MATEIA dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable de traitement sans que MATEIA y fasse obstacle. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par MATEIA. Les données concernées par la portabilité sont limitées aux données brutes que vous nous avez transmises. Quoiqu’il en soit et conformément à nos règles déontologiques, vous pouvez à tout moment décider de changer de conseils et nous transmettrons votre dossier aux confrères que vous nous indiquerez.

Droit de retrait du consentement au traitement des Données Personnelles : Lorsque MATEIA traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en adressant une demande à MATEIA (cf ci-dessous « Comment exercer mes droits ? »). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ni fondé sur un autre fondement tel que par exemple l’exécution d’un contrat.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : si malgré les efforts de MATEIA pour préserver la confidentialité de vos Données Personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

Droit de décider du sort de vos données personnelles après votre mort : vous avez le droit d’organiser le sort de vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. MATEIA s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, MATEIA reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’opposition et de suppression pour procéder à la clôture du compte du défunt et s’opposer au traitement de ses données.

Comment exercer mes droits ?

Pour toutes les demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande, accompagnée d’une copie de tout document d’identité de la façon suivante :

• par email à l’adresse contact@mateia.com
• Par courrier :
MATEIA AARPI
A l’attention de Me Marielle Terrier
18 rue de Mogador
75009 Paris

MATEIA s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à MATEIA. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous informerons des motifs de notre inaction et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

Pour les besoins de la traçabilité et de preuve de la suppression de vos données, nous conserverons votre demande de suppression, la date de la suppression effective et la date de la réponse envoyée par MATEIA pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la suppression effective des données.

Droit applicable

La présente politique est soumise au droit français.

NE PAS COPIER, une charte de confidentialité est spécifique à chaque entreprise, si vous souhaitez établir la vôtre contactez-nous !

Dernière mise à jour du 11 mars 2020