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Politique de protection des données personnelles

Le Cabinet MATEIA AARPI (« MATEIA » ou « nous ») respecte et protège la vie privée et les données de ses clients, salariés, apprentis, candidats, collaborateurs, fournisseurs et partenaires, et autres contacts, ci-après « vous »).

La présente politique de protection des données personnelles vise à vous informer sur la manière dont MATEIA, en tant que responsable de traitement, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant (« Données Personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

L’ensemble de nos coordonnées sont disponibles sur notre site internet (partie « Mentions légales »).

Attention, notre site web peut proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de vous intéresser. MATEIA n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des Données Personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, MATEIA décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos Données Personnelles, non soumis à la présente politique. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des Données Personnelles de ces tiers.

Sommaire

Quelle réglementation ?

Nous respectons le droit applicable en matière de protection des Données Personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), ainsi que la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après ensemble, la « Réglementation Applicable »).

Comment vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

MATEIA peut être amené à recueillir vos Données Personnelles dans le cadre notamment de rencontres professionnelles, dossiers, partenariats, candidatures, relations professionnelles, ou encore via les réseaux sociaux.

Pour votre information, le site www.mateia.com ne contient aucun cookie et nous ne collectons aucune donnée lorsque vous visitez notre site internet.

Pour quelles finalités et selon quelles modalités vos données personnelles sont-elles collectées et traitées par Mateia ?

Principes respectés : minimisation des données, protection des données dès la conception et protection des données par défaut.

Conséquences : ne sont collectées que des Données Personnelles pertinentes, adéquates et limitées à ce qui nous est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Pour connaitre les Données Personnelles que nous traitons, les finalités de ces traitements, la durée de conservation et plus généralement l’ensemble des informations sur ce traitement, cliquez sur les liens vous concernant ci-dessous :

Lorsque les durées de conservation mentionnées dans le détail des traitements arrivent à leur terme, vos Données Personnelles sont effacées ou anonymisées de manière à pouvoir les exploiter sans porter atteinte à vos droits.

Néanmoins, vos Données Personnelles pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, la constatation et de la poursuite des infractions pénales ou du fait d’un contentieux en cours dans le but de permettre, en tant que de besoin, la mise à disposition de ces Données Personnelles à l’autorité judiciaire.

Qui a accès à vos données personnelles ?

Vos Données Personnelles sont confidentielles. Seules les personnes dûment habilitées par MATEIA peuvent accéder à ces données, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la Réglementation Applicable.

Toutes les personnes ayant accès à vos Données Personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité. Ces personnes comprennent les personnels (avocats, juristes, stagiaires, personnel administratif) habilités au sein du cabinet.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter des Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (hébergement et maintenance informatique, comptabilité, facturation, communication, signature électronique, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.).

Pour les besoins du traitement des dossiers, vos Données Personnelles peuvent également être partagées à des tiers (tel que les huissiers, les experts judiciaires) ainsi qu’aux autorités et juridictions compétentes.

Dans tous les cas de transfert de vos Données Personnelles à des tiers, MATEIA s’assure que les Données Personnelles transmises continuent de bénéficier d’un niveau de protection équivalent à celui mis en place par MATEIA et demande des engagements contractuels afin que vos Données Personnelles soient exclusivement traitées pour les finalités mentionnées dans la présente politique, avec la confidentialité et la sécurité requise.

Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace économique européen ?

L’essentiel des traitements sont réalisés en France et dans l’Union Européenne. L’ensemble des données de MATEIA sont stockées en Union Européenne.

Exceptionnellement, et notamment pour les besoins d’envoi groupé (communication générale, carte de vœux…), en cas de transmission de fichier (en raison des protocoles d’efficacité d’Internet) ou encore de connexion à l’étranger à nos serveurs, vos Données Personnelles peuvent faire l’objet de transferts en dehors de l’Union Européenne.

Dans de tels cas, MATEIA s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que vos Données Personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat (notamment le cas échéant grâce à des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou des Règles d’entreprise contraignantes).

Quelles sont les mesures de sécurité mises en place ?

MATEIA assure la sécurité de vos Données Personnelles en mettant en place une protection des Données Personnelles renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et informatiques (anti-virus, firewall, hébergement et emails sécurisés etc.).

Malgré ces mesures raisonnables pour protéger vos Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible. Ainsi, et conformément à la Réglementation Applicable, en cas de violation Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, MATEIA s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite Réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

Il vous appartient bien entendu également de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos Données Personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette, …).

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Droit d’information : droit à une information claire et précise des conditions de traitement de vos Données Personnelles (c’est l’objet de la présente Charte).

Droit d’accès : il vous permet d’avoir accès auprès de MATEIA à l’ensemble des Données Personnelles vous concernant ainsi que la confirmation que vos Données Personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement, sous réserve notamment du respect du droit des tiers et du secret des affaires.

Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de MATEIA, dans les meilleurs délais (et par défaut, dans un délai de 1 mois), la rectification de vos Données Personnelles inexactes et/ou, le cas échéant, que vos Données Personnelles incomplètes soient complétées.

Droit à l’effacement de vos Données Personnelles : sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à MATEIA l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, pour l’un des motifs suivants:

  • Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
  • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
  • Vous vous opposez au traitement dans les cas autorisés par la Réglementation Applicable ;
  • Vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale ;
  • Vous avez moins de 18 ans ou les Données Personnelles concernent un mineur pour lequel vous êtes le représentant légal.

Droit d’opposition au traitement de Données Personnelles vous concernant : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des Données Personnelles vous concernant fondé sur l’intérêt légitime. Dans ce cas, nous ne traiterons plus ces données, à moins que nous puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Particularités concernant la prospection : Lorsque vos Données Personnelles sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement. Dans ce cas, nous ne traiterons plus vos Données Personnelles à ces fins. En particulier, vous pouvez vous opposer à ces opérations de prospection dès prise de connaissance de la présente politique, par email envoyé aux coordonnées rappelées ci-dessous. Lorsque nous envoyons des courriers électroniques communs à tous nos clients ou contacts, vous disposez également de la faculté de demander à être retiré de notre liste d’emailings en cliquant sur le lien intégré à cet effet dans chaque courrier électronique.

Droit de limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant : ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

  • lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
  • lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des Données Personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
  • lorsque MATEIA n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
  • lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par MATEIA prévalent sur les vôtres.

Droit à la portabilité de vos Données Personnelles : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit vous permet de recevoir les Données Personnelles que vous avez fournies à MATEIA dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable de traitement sans que MATEIA y fasse obstacle. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par MATEIA. Les données concernées par la portabilité sont limitées aux données brutes que vous nous avez transmises. Quoiqu’il en soit et conformément à nos règles déontologiques, dans le cas où nous serions dessaisis d’un dossier, nous transmettrons sans délai tous les éléments nécessaires à l’entière connaissance du dossier au confrère nous succédant.

Droit de retrait du consentement au traitement des Données Personnelles : Lorsque MATEIA traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en adressant une demande à MATEIA (cf. ci-dessous « Comment exercer mes droits ? »). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ni fondé sur un autre fondement tel que par exemple l’exécution d’un contrat.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : si malgré les efforts de MATEIA pour préserver la confidentialité de vos Données Personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

Droit de décider du sort de vos données personnelles après votre mort : vous avez le droit d’organiser le sort de vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. MATEIA s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, MATEIA reconnaît aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’opposition et de suppression pour procéder à la clôture du compte du défunt et s’opposer au traitement de ses données.

Comment exercer mes droits ?

Pour toutes les demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande de la façon suivante :

  • par email à l’adresse mterrier@mateia.com
  • Par courrier :
    MATEIA AARPI
    A l’attention de Me Marielle Terrier
    18 rue de Mogador
    75009 Paris

En cas de doute, MATEIA pourra vous demander de justifier de votre identité par tout moyen raisonnable.

MATEIA s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à MATEIA. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous informerons des motifs de notre inaction et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

Pour les besoins de la traçabilité et de preuve de la suppression de vos données, nous conserverons votre demande de suppression, la date de la suppression effective et la date de la réponse envoyée par MATEIA pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la suppression effective des données.

Modification de notre politique

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette politique pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour y apportées.

Droit applicable et tribunal compétent

La présente politique est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Vous êtes un client ou prospect de Mateia

Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par Mateia ?

Dans le cadre de notre activité nous sommes susceptibles de collecter et traiter les Données Personnelles suivantes :
Données d’identification : nom, prénom ;
Données relatives à la vie professionnelle pour les clients personnes morales et pour les clients personnes physique lorsque cela est nécessaire au traitement du dossier : téléphonie fixe, téléphone portable, adresse électronique professionnelle, fonction, profession, adresse postale, code d’identification comptable ;
Données relatives à la vie personnelle pour les clients personnes physiques ou lorsque cela est nécessaire au traitement du dossier : téléphonie fixe, téléphone portable, adresse électronique personnelle, civilité, date et lieu de naissance, adresse postale ;
Données relatives à la situation familiale pour le traitement du dossier : régime matrimonial, nom et prénom du père, nom de jeune fille et prénom de la mère ;
Données Personnelles relatives au suivi de la relation et au traitement des dossiers : par exemple correspondances avec le client ou du client avec des tiers ;
Données relatives aux moyens de paiement pour les personnes physiques ou les entreprises unipersonnelles : données strictement nécessaires pour l’exécution du paiement, le cas échéant les données relatives à la carte bancaire (numéro, fin de validité, cryptogramme visuel), RIB ou au chèque ;
Données sensibles : des données sensibles (telles que définies par les articles 9 et 10 du RGPD) peuvent être collectées mais cette collecte est limitée du fait de notre activité en droit des affaires. Exceptionnellement, nous pouvons être amenés à collecter des données sensibles si cela s’avère nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (article 9.2 f du RGPD). Pour les stricts besoins de notre mission en tant qu’auxiliaires de justice, nous pouvons être amenés à traiter les données relatives à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté : faits litigieux, informations, documents et pièces recueillis tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés, caractéristiques du contentieux, date, nature, motifs et éventuels échelonnements des condamnations, commentaires relatifs à la description et au suivi de la procédure (article 46 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

Pourquoi, sur quelle base et pour combien de temps ?

Quelle est la finalité poursuivie ? Quelle est la base légale ? Combien de temps vos Données sont-elles conservées ?
Traitement des demandes et suivi des dossiers clients personnes physiques Exécution du contrat 5 ans à compter de la fin de mission puis archivage pour la période durant laquelle la responsabilité de MATEIA pourrait être mise en cause
Traitement de données de personnes physiques dans le cadre des demandes et du suivi des dossiers clients personnes morales Intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement pour les besoins du traitement des demandes et du suivi des dossiers clients personnes morales
Gestion de la signature électronique des contrats ou conventions d’honoraires Exécution du contrat pour les personnes physiques et intérêts légitimes pour les personnes morales Jusqu’à épuisement des délais de prescription de l’acte signé et/ou jusqu’à suppression de l’acte par le CNB
Gestion de la facturation, des encaissements, du recouvrement et de la comptabilité Respect d’une obligation légale 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Enquêtes de satisfaction Intérêts légitimes poursuivis par MATEIA pour améliorer ses services Durée nécessaire à la réalisation de l’objectif de l’étude
Respect des règles de transparence, lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LBC/FT) Respect d’une obligation légale 5 ans à compter de la cessation de la relation d’affaire
Gestion des impayés Exécution du contrat pour les personnes physiques et intérêts légitimes pour les personnes morales En cas de régularisation de l’impayé, les informations devraient être effacées du fichier dans les 48 heures suivant le constat de régularisation. En cas de non-régularisation, les informations peuvent être conservées dans le fichier recensant les personnes en situation d’impayés et les excluant de ce fait du bénéfice d’une prestation, dans la limite de 5 ans à compter de la survenance de l’impayé
Gestion de la communication (informations juridiques ou financières, formation juridique, actualité, carte de vœux, partage des informations sur nos services ou nos partenaires) Intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement pour réaliser la promotion de ses services, développer ses relations et garder contact avec les personnes concernées Les données sont conservées pendant la relation contractuelle puis 3 ans à compter du dernier contact.
Mise à jour des données de contact Intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement pour garder contact avec les personnes concernées

Vous êtes un candidat

Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par Mateia ?

Dans le cadre de notre activité nous sommes susceptibles de collecter et traiter les Données Personnelles suivantes :
Données d’identification : nom, prénom ;
Données relatives à la vie personnelle et professionnelle : civilité, qualité de travailleur handicapé le cas échéant, coordonnées de contact (email, numéro de téléphone portable, adresse postale), ainsi que toutes données contenues dans le CV et la lettre de motivation et notamment les données relatives à la qualification et l’expérience professionnelles des candidats (ex : diplômes, emplois précédents, etc…), les références professionnelles, et toutes données relatives à l’évaluation des compétences et aptitudes professionnelles du candidat ;
Dans le cas où le candidat est retenu : état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc. (cf. section « Vous êtes un salarié, collaborateur, stagiaire, apprenti ou associé de MATEIA »).

Pourquoi, sur quelle base et pour combien de temps ?

Quelle est la finalité poursuivie ? Quelle est la base légale ? Combien de temps vos Données sont-elles conservées ?
Présélection des candidats Mesures précontractuelles Pour les candidats non-retenus les données seront conservées en base active pendant trois mois à compter de l’aboutissement du processus de recrutement, afin que ces derniers puissent obtenir des explications sur les raisons ayant conduit à cette décision. Ces données seront ensuite conservées en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires, pour une durée de 5 ans à compter de la clôture du processus de recrutement.Pour les candidats retenus les données sont conservées en base active le temps de la procédure de recrutement jusqu’à la décision d’embauche. À l’issue de cette décision, les données sont réutilisées et conservées à des fins de gestion du personnel
Evaluer le candidat et mesurer ses aptitudes professionnelles
Constituer une CVthèque Intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement de rechercher et identifier des profils pertinents permettant d’engranger des candidatures Les données des candidats non retenus sont conservées 2 ans à compter du dernier contact. Les candidats ont la possibilité, à tout moment, de s’opposer à la conservation de leurs données en contactant le cabinet aux coordonnées rappelées ci-après

Vous êtes un fournisseur ou un autre professionnel partenaire (huissiers, notaires, confrère…)

Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par Mateia ?

Dans le cadre de notre activité nous sommes susceptibles de collecter et traiter les Données Personnelles suivantes :
Données d’identification : civilité, nom, prénom ;
Données relatives à la vie professionnelle : Activité, adresse électronique professionnelle, adresse postale, téléphone, adresse de facturation, numéro SIREN, code d’identification comptable ;
Données relatives à la situation économique et financière pour les fournisseurs personnes physiques : éléments de facturation et de règlement.

Pourquoi, sur quelle base et pour combien de temps ?

Quelle est la finalité poursuivie ? Quelle est la base légale ? Combien de temps vos Données sont-elles conservées ?
Effectuer les opérations administratives liées aux contrats, aux commandes, aux réceptions, aux factures, aux règlements, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs pour les fournisseurs personnes physiques Exécution du contrat 10 ans à partir de la clôture de l’exercice fiscal concerné
Editer les titres de paiement pour les personnes physiques (chèques)
Fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de l’entreprise ou de l’organisme Intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement de comparer les meilleures offres entre fournisseur 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Entretenir une documentation sur les fournisseurs
Gérer la communication (informations juridiques ou financières, formation juridique, actualité, carte de vœux, partager des informations sur nos services ou nos partenaires) Intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement pour réaliser la promotion de ses services, développer ses relations et garder contact avec les personnes concernées Les données sont conservées pendant la relation contractuelle puis 3 ans à compter du dernier contact
Mise à jour des données de contact Intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement pour garder contact avec les personnes concernées

Vous êtes un salarié, collaborateur, stagiaire, apprenti ou associé de MATEIA

Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par Mateia ?

Dans le cadre de notre activité nous sommes susceptibles de collecter et traiter les Données Personnelles suivantes :

Données d’identification : civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, photographie, numéros attribués par les organismes d’assurances sociales, de retraite et de prévoyance ;

Données relatives à la vie professionnelle : lieu de travail, fonctions, poste, ancienneté, agenda professionnel, coordonnées professionnelles, numéro de téléphone appelé, service utilisé, opérateur appelé, durée, date et heure de début et de fin de l’appel, éléments de facturation, situation professionnelle, temps de présence, mots de passes, codes pin, contrats de travail, de collaboration, conventions d’apprentissage et de stage et avenants y afférent, attestations de travail, dates des visites médicales, aptitude au poste de travail, données de connexion, carnet d’adresses électroniques, contenu de la boite email et de l’ensemble des dossiers et éléments enregistrés sur l’espace partagé du cabinet ;

Données relatives à la vie personnelle : coordonnées personnelles, adresse email personnelle, nationalité, référence de l’autorisation du travail le cas échéant et si nécessaire, personne à contacter en cas d’urgence, situation familiale et matrimoniale, enfants à charge ;

Données Personnelles de suivi de la carrière et de la formation de l’employé/collaborateur : entretiens professionnels et d’évaluation, ancienneté, sanctions disciplinaires, données de formation (diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations) ;

Données Personnelles d’établissement des fiches de paie, d’obligations légales connexes et de rétrocession : régime et base de calcul de la rémunération, nature, taux et base des cotisations sociales, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables ainsi que toute retenue légalement opérée par l’employeur, frais professionnels, mode de règlement, identité bancaire ou postale, numéro de sécurité sociale, données transmises via la déclaration sociale nominative, revenus, éléments déterminant l’attribution de compléments de rémunération, avances sur salaire/rétrocession ;

Données Personnelles de validation des acquis de l’expérience : diplômes, évaluation des acquis, de l’expérience ;

Données Personnelles relatives aux outils et matériel mis à la disposition de l’employé dans le cadre de ses missions professionnelles et notamment gestion du système d’information : données de gestion des dotations en matériel et outils informatiques et gestion du système d’information ;

Données Personnelles de gestion des aides sociales mises en œuvre par l’employeur : données relatives aux aides au logement ;

Données hautement personnelles : numéro de sécurité sociale (décret n°2019-341 du 19 avril 2019, Obligations déclaratives nécessitant le NIR et traitement automatisé de la paie et de la gestion du personnel) ;

Données sensibles : déclarations d’accident du travail et de maladie, et documents justificatifs de congé ou d’absence, tels que de certificats de pacs ou acte de mariage, qui permettrait d’en déduire un état de santé et/ou des informations concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, ou tout autre documents qui permettrait d’établir les opinions politiques ou l’appartenance syndicale de la personne concernée. Conformément à l’article 9,2,b du RGDP le traitement est nécessaire aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par le droit de l’Union, par le droit d’un État membre ou par une convention collective conclue en vertu du droit d’un État membre qui prévoit des garanties appropriées pour les droits fondamentaux et les intérêts de la personne concernée.

Pourquoi, sur quelle base et pour combien de temps ?

Quelle est la finalité poursuivie ? Quelle est la base légale ? Combien de temps vos Données sont-elles conservées ?
Assurer la gestion administrative du personnel et des collaborateurs Exécution du contrat 5 ans à partir de votre départ du cabinet et 10 ans à compter de la fin de l’exercice fiscal concerné pour les éléments constituant une pièce comptable
Gestion des rémunérations (Calcul et paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels, calcul des retenues déductibles ou indemnisables opérées , les déclarations à l’administration fiscale et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance; le calcul des cotisations et versements donnant lieu à retenue à la source fourniture des écritures de paie à la comptabilité, fourniture des informations et réalisation des états relatifs à la situation du personnel) Exécution du contrat pour l’établissement des rémunérations et la mise à disposition des bulletins de salaire. Obligation légale concernant la déclaration sociale nominative Les bulletins de salaire sont conservés 50 ans en version dématérialisé et 6 ans pour les déclarations sociales nominatives à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis
Mise à disposition d’outils informatiques Intérêts légitimes poursuivis par MATEIA pour améliorer la productivité et l’efficacité dans les différentes missions du personnel Au départ du personnel
Gestion de la téléphonie 1 an courant à la date de l’exigibilité des sommes dues en paiement des prestations des services de téléphonie
Suivi des carrières 6 mois après le départ du personnel
Suivi de la formation Exécution du contrat
Suivi administratif des visites médicales des salariés et alternants Obligation légale

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Dernière mise à jour du 17 mars 2023

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